Закрывающие документы на услуги (делаю первый раз)

Содержание

Кто может получить закрывающие документы

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчётного счёта.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.

Оплата счёта через платёжные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

В каком формате предоставляются закрывающие документы

До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счёт-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Читайте также: Как составляется бухгалтерский баланс

Типы документов

В стандартный список закрывающих бумаг входит:

  • акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
  • счет-фактура;
  • накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.

Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

  • прописывание даты и наименования документа;
  • имя поставщика;
  • подробное или поверхностное описание предмета сделки;
  • общее количество предмета сделки;
  • единица измерения в денежном эквиваленте;
  • подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Пример накладной:

Накладная № 19 от «24» июня 2016 года.

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта 2016 года.

Договоренность № 54 от «29» декабря 2016 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

  • распорядительные (поручения);
  • выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

  • комбинированные (отчет об авансе);
  • строгие (талоны или билеты).

По объему:

  • первичные (кассовые ордеры);
  • сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

  • разовые (отчеты);
  • накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

  • внутренние (накладные или отчеты об авансе);
  • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

  • выписки из банка и кассы;
  • платежные поручения;
  • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
  • товарные чеки;
  • накладные;
  • счета;
  • учеты рабочего времени;
  • ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

  • название;
  • дату оформления;
  • наименование фирмы (всех участников сделки);
  • расчетный банковский счет и реквизиты;
  • название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
  • ФИО ответственных лиц с их подписями;
  • печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

  • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
  • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
  • обязательно указываются все реквизиты;
  • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
  • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Это интересно! Какие существуют виды договоров в гражданском праве, таблица

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

  • название;
  • данные об организации;
  • вид сделки;
  • натуральный и финансовый эквивалент операции;
  • дата составления;
  • персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

  • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
  • вид деятельности по ОКДП для продавца;
  • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
  • номер и дата договора;
  • данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

  • сумма;
  • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
  • ФИО плательщика и его банк;
  • банк получателя и его счет;
  • назначение платежа;
  • дата оформления;
  • подписи.

Платежное поручение

Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

  • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
  • информация об отправителе и получателе;
  • названия товаров, их количество, стоимость и цена;
  • итоговая цена за акциз;
  • налоговая ставка;
  • место производства;
  • номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

  • дата составления;
  • сумма долга;
  • условия оплаты;
  • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
  • банк плательщика;
  • ФИО плательщика;
  • назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Платежное требование

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

  1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
  2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
  3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
  4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
  5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Исправления в первичных документах

Это интересно! Изучаем образец доверенности на представление интересов организации

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

  • 1 год – корреспонденция об отчетности;
  • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
  • 10 лет – балансы и описи за год;
  • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Что входит в пакет закрывающих документов?

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень: Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.

могут выступать:

  • чеки;
  • квитанции;
  • платежные поручения;
  • банковские выписки;
  • кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;

Ещё

Условия предоставления закрывающих документов

  • Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в Личный кабинет и отправляются на email до 10 числа следующего месяца от даты начала оказания услуги.
  • Оригиналы документов отправляются:

    • почтой России в течение двух недель с момента загрузки скан-копий в Личный кабинет;
    • по ЭДО, если настроено взаимодействие, — в течение недели с момента загрузки скан-копий в Личный кабинет.
  • Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите заявку в службу поддержки или help-чат.
  • Документы датируются последним числом месяца.
  • Закрывающие документы могут быть сформированы не сразу на всю сумму счета в зависимости от типа услуги.

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

  • на всю сумму
  • ежемесячно
  • по мере использования средств на балансе услуги
  • по Гаранту сделки

Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.

К таким услугам относятся:

  • Получение партнёрского тарифа;
  • Регистрация/продление домена;
  • SSL-сертификаты;
  • Свидетельство о регистрации домена;
  • G Suite для домена (Годовой тариф);
  • Антивирус для сайтов;
  • Переадресация домена;
  • Парковочная страница;
  • Скрытие персональных данных;
  • Доменный брокер.

Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.

К таким услугам относятся:

  • Хостинг;
  • VPS;
  • Физические серверы Dedicated;
  • Colocation;
  • Дополнительный IP-адрес;
  • Готовый сайт на CMS;
  • Мониторинг сайтов;
  • G Suite для домена (Гибкий тариф).

Формула для расчёта

Формула для примерного расчёта выглядит так:

Сумма оплаты за год / 365 дней * количество дней в месяце

Например: хостинг оплачен на 6 месяцев на сумму 2000 рублей. Мы хотим узнать на какую сумму будут предоставлены документы за ноябрь:

(2000 (рублей) x 2 (полугодия) / 365 (дней в году) ) x 30 (количество дней в ноябре) = 328.767123288 (рублей за ноябрь).

Данный расчёт производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.

Некоторые услуги имеют собственный баланс. Закрывающие документы по ним мы предоставляем по мере использования средств с внутреннего баланса услуги.

К таким услугам относятся:

  • Облачный хостинг;
  • Реселлинг хостинга;
  • SEO-продвижение.

Компания REG.RU предоставляет закрывающие документы покупателю на сумму полученного вознаграждения от проведения сделки. Вознаграждение REG.RU составляет 10 процентов (включая НДС) от цены доменного имени.

На всю сумму, полученную от покупателя по безналичному расчёту, компания REG.RU предоставляет только Отчёт о движении денежных средств.

Данное распределение согласовывается в Агентском договоре, пункт 4.3: «Счет на стоимость Цены Домена выставляется Приобретателю на основании настоящего договора без НДС. Регистратор не предоставляет Приобретателю финансовых документов на указанную сумму. По требованию Приобретателя Регистратор может предоставить отчет о расходовании денежных средств. Факт перечисления и зачисления денежных средств подтверждается в соответствии с законодательством РФ бухгалтерскими и банковскими выписками и иными документами.»

Чтобы получить скан-копии Отчета о движении денежных средств, напишите заявку в службу поддержки. Мы вышлем пакет оригиналов документов на ваш контактный почтовый адрес в течение месяца после совершения сделки.

Когда оформляется акт об оказании услуг?

Какой датой нам надо составлять акты об оказании услуг и счета-фактуры к ним? Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни. Поэтому акт об оказании услуг по общему правилу должен датироваться днем, когда услуга была оказана заказчику 3 ст.6 окт. 2016 г.

Какие документы нужны для поставки товара в магазин?

Пакет документов для заключения договора поставки

  1. устав компании, а также учредительный договор,
  2. свидетельство о госрегистрации,
  3. выписка из ЕГРЮЛ,
  4. свидетельство о постановке на учет в ФНС,
  5. лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Её стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

  1. 1. Авторизуйтесь на сайте REG.RU и перейдите в раздел Документы.
  2. Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно:

  3. Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:

  4. 4. Оплатите счёт любым удобным способом.

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес заказным письмом в течение недели.

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

  1. 1. Настройте обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).
  2. 2. Создайте заявку в службу поддержки на отправку закрывающих документов через ЭДО.

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:

  1. 1. Создайте заявку в службу поддержки или в help-чат с темой «Финансовые вопросы».
  2. 2. В заявке укажите ИНН организации и документы, которые вам необходимы.
  3. 3. В ответном сообщении специалист службы поддержки сообщит дату, когда можно будет забрать документы.

Готово, заберите документы в московском офисе REG.RU в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.

Адрес офиса: г. Москва, Ходынский бульвар, дом 22. (станция метро «ЦСКА»).

Режим работы:

  • с 9:00 до 18:00 в будние дни;
  • с 9:00 до 18:00 в выходные.

Адрес офиса в Москве

Как скачать скан-копии закрывающих документов

  1. 1. Авторизуйтесь на сайте REG.RU и перейдите в раздел Документы.
  2. Перейдите во вкладку «Закрывающие документы (УПД)» и кликните Скачать напротив нужного документа:

Готово, скан-копия документа будет сохранена на ваш компьютер. Также письмо с копией будет отправлено на email бухгалтера, указанный в «Контактах владельца аккаунта».

Как изменить данные в УПД

Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.

В УПД можно изменить:

  • наименование организации;
  • юридический адрес;
  • КПП;
  • номер платёжного поручения (только за незакрытый квартал).

В УПД нельзя изменить:

  • дату документа;
  • номер документа;
  • сумму оказанных услуг;
  • ИНН организации.

Внимание: если реквизиты в документах не соответствуют текущим реквизитам организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?

Возможные проблемы

В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы

Документы могут не отображаться в Личном кабинете, если:

  • оплата счёта производилась через различные платёжные системы или через терминалы моментальных платежей;
  • оплата производилась от физического лица;
  • перечисленных средств недостаточно для оплаты услуг;
  • не подошёл срок формирования закрывающих документов.

Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.

Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты

По операциям, произведённым с помощью корпоративных карт, компания REG.RU не предоставляет закрывающие документы.

Если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении операций по карте платежный шлюз банка эквайера возвращает информацию о держателе карты, которым всегда выступает физическое лицо. Таким образом, все платежи по банковским картам поступают в REG.RU от физического лица.

По законам РФ бухгалтерские документы (счёт-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчётного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.

Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:

  • инвойс по оплаченному счёту;
  • банковская выписка со счёта карты.

Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счёта.

Помогла ли вам статья? 119 раз уже
помогла

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *