Служебная командировка: учет расходов на проезд

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Оплата труда и командировочных затрат

Основной принцип проплаты командировки — наниматель берëт все расходы, связанные с работой и проживанием в поездке, на себя. Оплата командировки в широком смысле состоит из следующих частей:

  1. Непосредственно оплата труда. В соответствии со ст.167 ТК за командированным сотрудником сохраняется средний заработок. Эта величина подсчитывается в соответствии с Постановлением Правительства 922 от 24.12.2007. При этом оплачиваются как трудовые именно те дни, что предусмотрены графиком работы направившей сотрудника организации.
  2. Компенсация расходов на проезд, проживание и другие нужды, о которых наниматель поставлен в известность. Если работник едет в заграничную командировку, ему возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, получение виз и т. д.
  3. Суточные — проплата дополнительных затрат в случае многодневной поездки. Суточные рассчитываются в фиксированной сумме за каждый командировочный день. Сумма эта определяется в локальных НПА нанимателя, однако налоги не придëтся платить с суточных, не превышающих 700 р. в день для поездок по РФ, 2 500 р. — для заграничных выездов.

Если работник отправлен в однодневную служебную поездку или поездка многодневная, но с ежедневным возвращением, суточные платить не нужно.

Больничный сотрудника, находящегося на момент нетрудоспособности в командировке, оплачивается в обычном порядке. При этом за все дни больничного (если соблюдены все правила для их начисления) ему проплачиваются суточные.

Порядок проплаты и перерасчëта

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

  • билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
  • квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
  • чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Работник вправе написать заявление на перерасчёт возврата средств, затраченных на поездку

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договора

Страховые взносы

НДФЛ

Аренда транспортного средства без экипажа

не начисляются

удерживается

Аренда транспортного средства с экипажем

начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем

удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Несколько слов о выходных

Всем работникам полагаются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). При пятидневной рабочей неделе предоставляются два выходных в неделю, при шестидневной – один (ч. 1 ст. 111 ТК РФ).

Общим выходным днем является воскресенье. Второй выходной при пятидневной рабочей неделе устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.

У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям, выходные предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно правилам внутреннего трудового распорядка.

К сведению

Согласно ст. 107, 108 ТК РФ выходные дни относятся к времени отдыха, а значит, работник в это время свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению.

По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается (ч. 1 ст. 113 ТК РФ). Если у работодателя возникла потребность в выполнении заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, привлечь сотрудника к работе в выходной день разрешается, но только с его письменного согласия.

Обратим внимание на ст. 259 ТК РФ, которой установлены гарантии для беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Направление в командировку (как впрочем, и привлечение к работе в выходной день) первых запрещено вовсе, а вот женщин с детьми и направить, и привлечь все-таки можно. Для этого нужно соблюсти несколько условий:

  • получено письменное согласие на командировку или работу в выходной;
  • такой труд не противопоказан работницам в соответствии с медицинским заключением;
  • работницы ознакомлены под роспись со своим правом отказаться как от командировки, так и от работы в выходной.

В других случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия сотрудника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Оформляем документы

Итак, мы выяснили, что выезд в выходной день в командировку является рабочим временем для сотрудника, соответственно работодатель должен оформить документы как по направлению в служебную поездку, так и по привлечению к работе в выходной. Рассмотрим поэтапно действия работодателя.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  • соответствует виду деятельности и интересам компании;
  • не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
  • отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  • не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *