Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Итоги
Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:
Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:
Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), расскажут материалы:
- «Как определить остаточную стоимость основных средств»;
- «Амортизация основных средств при УСН (нюансы)»;
- «Упрощенцы-предприниматели тоже должны следить за остаточной стоимостью ОС».
Как в хозяйственной деятельности применяется счет 94, расскажем в следующем разделе.
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
- «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
Наименование |
Количество |
Цена, руб. |
Стоимость, руб. |
||
Цемент ПЦ-500 |
5 мешков |
290,00 |
1 450,00 |
||
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) |
4 штуки |
525,00 |
2 100,00 |
||
Домкрат реечный |
1 штука |
5 080,00 |
5 080,00 |
||
Итого на сумму: |
8 630,00 |
||||
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:
Бухгалтерские проводки |
Сумма, руб. |
||
Дебет |
Кредит |
||
8 630,00 |
Стоимость недостающих ценностей перенесена на счет учета недостач |
||
8 630,00 |
Недостача отнесена на виновное лицо |
||
8 630,00 |
Недостача удержана из заработной платы материально ответственного лица по его заявлению |
Как наличие норм естественной убыли влияет на порядок списания недостач, рассказываем .
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Ответственность за недостачуСогласно ст. 242 сотрудник обязан возместить прямой ущерб в полном объеме при доказательстве вины. Работодатель не имеет права требовать возмещения убытков за упущенную выгоду или добавочную стоимость продукции.
Взысканию подлежит только фактическая цена отсутствующего товара. Материальная ответственность основывается на условиях трудового договора. Наемник может определить частичную выплату, сумма которой не превышает средний месячный заработок, или в полном объеме. Несовершеннолетний гражданин привлекается только в случае причинения вреда в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, умышленного хищения или порчи имущества. Ситуации исключения материальной ответственности:
К обстоятельствам непреодолимой силы относятся стихийные бедствия, пожар, эпидемия, забастовки, введение военного положения, террористический акт. Под нормальным хозяйственным риском понимается достижение поставленной цели, выполнение должностных обязанностей посредством утраты материальных ценностей, например, кража покупателями товаров в продуктовых магазинах самообслуживания. Случай крайней необходимости – устранение опасности методом сознательного причинения вреда. Состояние обороны предполагает защиту лица от посягательства, насильственных действий с помощью реализуемой продукции. Важно знать! При обнаружении нехватки денежных средств или товаров продавцы должны знать, могут ли посадить за недостачу в магазине. Уголовная ответственность наступает при доказательстве умышленного хищения чужого имущества. Согласно ст. 158 УК РФ за кражу предусмотрены меры наказания в виде штрафа до 80 тысяч рублей, обязательных работ до 360 часов, исправительных – до 4 лет, принудительных – до 2 лет, лишения свободы до 24 месяцев. Недопоставка товара, претензия по недостачеВ процессе осуществления деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так после приемки товара может быть обнаружена его недостача. Составляется претензия по недостаче товара, образец которой приведен ниже. Установленного бланка оформления претензии нет, ее можно составить в произвольной форме. Однако необходимо наличие ряда реквизитов:
Скачать претензию по недостаче товара (образец) Как списать недостачу при инвентаризацииЗачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате. Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам. И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность. Последствия для материально ответственного лицаЧеловек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета. На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ. Как удержать недостачу с виновных лицПоследствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников. Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд. Порядок удержанияАлгоритм:
В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье. Оформление сличительных ведомостейЭто бумага, имеющая один из предложенных видов:
Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс. Объяснительная: как отразить недостачуВ документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:
Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной. Образец ее составления
Приказ о недостачеНа основании объяснительной должно быть принято решение:
По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:
Образец составления
Что делать работодателю при недостаче при инвентаризацииНеобходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную. После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье. Недостача на складеСкладские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит. Причины
Что делатьСтоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.
|