Как бороться со смартфонозависимостью сотрудников на работе?

Для того, чтобы сотрудники организации при исполнении должностных обязанностей не отвлекались на посторонние разговоры, в некоторых компаниях руководство выпускает приказ о запрете пользования мобильными телефонами.

Где чаще всего применяется такой запрет

Наиболее часто запретительные меры в отношении мобильных устройств применяются в режимных организациях, на предприятиях с непрерывными производственными линиями, в транспортных фирмах, компаниях, осуществляющих авиаперевозки, а также в некоторых медицинских, образовательных учреждениях и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте .docСкачать образец приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте .doc

При этом запрет может касаться не всех сотрудников, а только тех, кто занят какой-то определенной работой, например, водителей, летчиков, хирургов, учителей и т.п. Он может быть полным или же частичным, например, допускающим краткие переговоры «по делу» в специально отведенных для этого помещениях.

Запрет обычно направлен на то, чтобы предотвратить опасные для жизни и здоровья человека ситуации, исключить помехи в рабочем процессе, избежать материальных и финансовых потерь и других неблагоприятных последствий.

Следует отметить, что табу на использование мобильников должно работать только непосредственно в часы трудовой деятельности, в обеденный перерыв оно должно сниматься.

Трудовая дисциплина требует соблюдения

Любой сотрудник организации обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Это требование установлено статьей 21 Трудового кодекса России и является основополагающим при рассмотрении вопроса о том, вправе ли работодатель запретить сотруднику общение по телефону в рабочее время.

Под дисциплиной труда понимается обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (часть первая ст. 189 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (часть четвертая ст. 189 ТК РФ).

Вводя правила поведения сотрудников на рабочем месте,в том числе и в отношении личных разговоров, работодатель тем самым обозначает, что нарушение данного правила означает нарушение трудовой дисциплины.

А за нарушение трудовой дисциплины работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности – сделать замечание, выговор либо уволить.

Привлекая работника к ответственности, работодатель должен соблюсти порядок – затребовать у сотрудника письменное объяснение по факту нарушения дисциплины, в случае отказа сотрудника составить соответствующий акт, оформить надлежащим образом приказ о наложении взыскания и объявить приказ под роспись провинившемуся сотруднику.

Таким образом,злоупотребление личными переговорами на рабочем месте во вред работе — это нарушение трудовой дисциплины и работодатель вправе принять меры, необходимые для наведения порядка.

Телефонные переговоры: полный запрет или ограничение во времени?

Конституция России в числе прав и свобод личности гарантирует каждому право на неприкосновенность частной жизни, к которой, несомненно, относится и семейная жизнь.

Рассматривая вопрос об ограничении телефонных переговоров в рабочее время, нельзя не затронуть вопрос соотношения обязательств сотрудника перед работодателем с гарантированной ему свободой частной жизни.

Абсурдно требовать от сотрудников исключить все звонки членам семьи, но насколько работодатель вправе ограничить это общение?

Здесь следует различать полный безусловный запрет на переговоры в течение рабочего времени, что подразумевает в том числе запрет проноса на территорию работодателя мобильного телефона, а также запрет на звонки со стационарных телефонных аппаратов от частичного ограничения.

Оправданным полный запрет может быть в случаях, если объект относится к числу режимных или деятельность носит повышенно опасный характер, а разговоры «не по существу» могут нанести вред другим членам коллектива, третьим лицам или самому сотруднику или иным образом помешать работе.

Если конфликтная ситуация дойдет до стадии судебного разбирательства, в каждом случае суд с учетом всех обстоятельств будет исследовать вопрос – оправдан полный запрет на телефонные переговоры или нет.

В большинстве случаев устанавливать полный запрет не требуется и работодатель настаивает лишь на разумном количестве общения «не по делу», допуская не частые личные разговоры сотрудников.

Ограничение количества и времени личных разговоров – право работодателя, которому полностью соответствует принятая сотрудником по трудовому договору обязанность выполнять в течение рабочего времени обусловленную трудовым договором функцию. Именно за выполнение трудовых обязанностей сотрудник и получает заработную плату.

Поэтому, разумные ограничения, установленные работодателем, вполне уместны и не нарушают права и свободы сотрудников.

В любом случае, решение вопроса о характере ограничения личных разговоров зависит от рода деятельности организации в целом и выполняемой сотрудником трудовой функции.

Для чего нужен документ, его роль

В российском законодательстве нет указаний на запрет пользования мобильными телефонами и другими подобными устройствами на работе. Тем не менее, руководство каждой организации вправе установить такое требование во внутренних нормативно-правовых актах компании и издать соответствующий приказ.

Все сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с этими документами под роспись, что обозначает в дальнейшем обязательное их исполнение. В случае нарушения, работодатель оставляет за собой право на дисциплинарное наказание провинившегося, начиная от простого замечания и даже до увольнения (в случае неоднократного пренебрежения запретом).

В каком формате писать приказ

Для составления приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте можно выбрать произвольную форму – никаких его стандартных бланков на сегодняшний день нет. Правда, если в компании принято применять шаблон документа, разработанный и утвержденный в ее учетной политике, нужно воспользоваться именно им – это оградит от возможных претензий руководства и, в случае проверки — контролирующих ведомств.

Как оформить документ, особенности

К оформлению документа также никаких требований нет – его разрешается делать как рукописным, так печатным, единственное, что следует соблюсти: электронный приказ после формирования надо распечатать. Для распечатки подойдет простой лист бумаги или же бланк, выполненный в фирменном стиле (с логотипом и реквизитами).

Структура документа

При составлении приказа следует придерживаться обычных для такого рода документации структуры и состава. В частности приказ должен содержать «шапку»: сведения о компании и самом распоряжении; данные о законодательных нормах и внутренних актах фирмы, в соответствии с которыми он издан (это основание), а также краткое изложение объективных причин для его создания (это обоснование). Основная часть приказа, как правило, состоит из нескольких пунктов, которые могут формулироваться произвольно. Последний пункт всегда – о назначении ответственного за исполнение распоряжения сотрудника. В конце приказ обязательно должен быть завизирован.

Кто должен подписать

В документе должно стоять несколько подписей. В первую очередь – автограф директора, поскольку он является главным сотрудником фирмы и все приказы всегда выпускаются от его лица.

Далее в нем должны расписаться работники, в отношении которых данное распоряжение выпущено, а также те, кто назначен ответственными за его исполнение. Печать сегодня ставить не требуется, поскольку она утратила свое значение и не является обязательным атрибутом компании (за исключением случаев, когда штамп является непреложным условием со стороны руководства фирмы).

Как учитывать, правила и сроки хранения

Все приказы, выпускаемые от лица директора организации, подлежат обязательному контролю. Для этого на предприятиях применяется специальный журнал учета распорядительных актов. В него достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае необходимости с помощью журнала удастся легко найти нужный документ.

Что касается хранения, то тут все довольно просто. Готовый, согласованный и подписанный приказ следует поместить в папку с другими подобными распоряжениями. Здесь он должен лежать период, установленный в законе или же срок, прописанный в локальной документации фирмы. После того, как актуальность его истечет, бланк можно передать для дальнейшего хранения в архив или же утилизировать.

Образец приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте

При необходимости составить приказ о запрете пользования мобильными телефонами, воспользуйтесь приведенными выше советами, а также ознакомьтесь с образцом документа – он поможет вам сформировать нужное распоряжение.

  1. Начало документа вполне стандартно: сначала напишите тут название организации (полное или сокращенное — неважно), затем номер приказа (в соответствии с внутренним документооборотом), его наименование, дату и место выпуска.
  2. Ниже идет основной блок. Здесь первым делом следует указать ссылку на статью и пункт закона или же локальный акт фирмы, а также обозначить причины для запрета, имеющие непосредственное отношение к сути данного распоряжения.
  3. Далее переходите собственно к указаниям: впишите сам запрет, внесите дату, с которой он начинает действовать, обозначьте необходимость включения соответствующих изменений в правила внутреннего трудового распорядка и другие нормативные документы компании, а также требование об ознакомлении с приказом о запрете всех работников предприятия, которых он касается.
  4. Назначьте ответственных сотрудников за проведение всех этих мероприятий.

Появление в нашей жизни смартфонов наделило нас сверхспособностями, которые житель даже недалекого прошлого принял бы за волшебство, магию.

Но, увы, сверхспособности не сделали нас сверхлюдьми. Плюсы от использования смартфонов благополучно нейтрализовал побочный эффект от них же.

Игры, чаты, соцсети и прочие убийцы времени, манящие надолго прилипнуть к мобильному экрану, стали причиной настоящей эпидемии XXI века, имя которой – смартфонозависимость.

Самое масштабное исследование, посвященное смартфонозависимости на работе, проводилось в 2016 году компанией CareerBuilder. Было опрошено около 5000 респондентов, 66% из которых заявили, что используют смартфоны в личных целях на работе несколько раз в день, а 82% — рассказали, что постоянно «держат мобильный телефон в поле зрения». При этом, лишь 10% работников признали, что смартфон снижает их работоспособность, что свидетельствует еще и о том, что далеко не все сотрудники осознают вред от залипания в смартфонах.

Другое исследование уже 2017 года говорит о том, что даже физическое присутствие смартфона рядом рассеивает внимание сотрудника и мешает ему заниматься другими делами, не говоря о постоянном залипании в гаджете.

Как думаете, в какую сторону изменилась эта ситуация к 2019 году? Вы угадали, — все стало еще хуже.

Отделить зерна от плевел и сделать так, чтобы смартфон на работе был эффективным помощником, а не мощным отвлекающим фактором, — очень важная задача современного руководителя, желающего поддерживать на высоком уровне продуктивность персонала в своей компании.

Мы подготовили 6 рекомендаций, как победить сматрфонозависимость сотрудников и побудить персонал использовать личные гаджеты на работе исключительно в продуктивных целях.

Запретить пользоваться личными смартфонами на работе

Если вы работаете руководителем на режимном предприятии повышенной секретности или стиль вашего правления – жесткая, тотальная диктатура, то этот метод вполне OK, но, мы уверены, что, как минимум, в 95% компаний — ситуация иная.

Вы можете выбрать более лайтовый вариант запрета, — например, оборудовав в офисе специальное место, куда бы сотрудники складывали свои личные гаджеты, и выделив специальные часы, когда пользоваться личным смартфоном разрешено.

При всех плюсах этого метода, он все равно не решит проблему на 100%, тем более, что зачастую личный телефон необходим сотрудникам для служебных коммуникаций.

Сделать так, чтобы у сотрудников не было времени на личные гаджеты

Еще один «жесткий метод» подавить смартфонозависимость сотрудников – ставить четкие KPI для каждого сотрудника и строго контролировать их исполнение. Предполагается, что загруженному работой сотруднику попросту будет не хватать времени на «зависание» в личном гаджете.

Безусловно, этот метод может быть эффективен, когда у руководителя и сотрудников есть ясное понимание того, сколько времени уходит на выполнение задач и сами задачи подразумевают несложные, повторяющиеся операции. Если же сотрудник выполняет нестандартные задачи или же его руководитель не знает «от и до» профессию своего подчиненного, то этот метод может оказаться недостаточно эффективным.

Внести пункт о смартфонах в корпоративный устав компании

Внесите пункт о смартфонах в корпоративный устав, напишите, что ваша компания не приветствует использование личных гаджетов в рабочее время, озвучьте этот пункт при приеме на работу, напишите об этом на корпоративном сайте, упомяните об этом на корпоративных тренингах, дайте установку руководителям подразделений…

В общем, всеми возможными методами дайте понять, что ваша компания не приветствует злоупотребление личными смартфонами в рабочее время. Это обязательно сработает, по крайней мере на тех сотрудников, которые разделяют ценности компании.

Этот метод также сложно назвать демократичным. Подойдет он больше для компаний с административным стилем управления.

Обратиться за помощью к психологам

Привлеките к проблеме профессионалов, которые объяснят вашим сотрудникам, что отказ от личных гаджетов на работе поможет в первую очередь самим работникам стать более организованными и, как следствие – более продуктивными. Пусть профессиональные психологи разработают методику, как вашим сотрудникам эффективно избавиться от смартфонозависимости.

Этот способ прекрасно подойдет для компаний с социально-психологическим и экономическим стилями управления, и вы не приобретете славу деспота, хотя, стоит признать, что действителен подобный метод только для тех сотрудников, кто осознает проблему и искренне хочет с нею справиться.

Стоит также упомянуть, что чрезмерное увлечение смартфоном ведет не только к снижению работоспособности, но и может стать причиной весьма осязаемых проблем: головных болей, бессонницы и даже депрессий. Сегодня некоторые производители смартфонов внедряют в свои детища специальные приложения, анализирующие активность пользователей и дающие рекомендации, когда стоит отложить гаджет в сторонку.

Вести контроль и учет рабочего времени сотрудников за компьютером

Со смартфонозависимостью можно бороться и техническими средствами. Пожалуй, это самый эффективный метод.

Одно из таких средств – наша система учета рабочего времени Kickidler. Нет, Kickidler не поддерживает мобильные платформы и не устанавливается на смартфоны. К тому же, слежка за личными гаджетами запрещена законами большинства стран, но зато Kickidler может эффективно проследить за деятельностью сотрудников за компьютером и отметить время бездействия (читать – залипания в телефоне).

Отчет «Детали дня» системы Kickidler позволяет без особого труда и со 100% точностью определить, сколько времени сотрудник бездействовал за компьютером, а также сколько времени посвятил продуктивной и непродуктивной деятельности.

Скриншот: Отчет «Детали дня» системы Kickidler

Отчет «Рейтинг сотрудников» поможет выявить главных бездельников и прокрастинаторов в коллективе, применив рейтинг по бездействию или по непродуктивной деятельности.

Скриншот: Отчет «Рейтинг сотрудников» системы Kickidler по бездействию

Кроме того, данный отчет поможет выделить и поощрить самых продуктивных сотрудников, которые более других вовлечены в рабочий процесс, сформировав рейтинг по продуктивной деятельности.

Скриншот: Отчет «Рейтинг сотрудников» системы Kickidler по продуктивной деятельности

Что лучше: наказывать бездельников или поощрять самых продуктивных сотрудников – решать только руководителю. Мы же рекомендуем использовать геймификацию и придумать несерьезные поощрения и наказания самым продуктивным и самым прокрастинирующим сотрудникам. Это не вызовет негативных эмоций, но сможет вполне реально повлиять на продуктивность.

Разрешены ли мобильные телефоны на режимных объектах?

На режимных объектах пользоваться мобильными телефонами также запрещено. В мае 2018 года Министерство обороны РФ запретило сотрудникам ведомства не только пользоваться, но и проносить электронные устройства (смартфоны и сотовые телефоны с камерами, фото- и видеооборудование, смарт-часы, фитнес-браслеты и др.) в отдельные войсковые части и на объекты, где работают с документами, содержащими государственную тайну.

В феврале 2019 года был принят закон, запрещающий военнослужащим иметь при себе гаджеты, которые позволяют с помощью интернета распространять аудио-, фото-, видеоматериалы и данные геолокации. Пользоваться они могут только кнопочными телефонами, которые не имеют камер и выхода в интернет. Как отмечалось в документе, причиной принятия закона стал особый интерес к российским военным со стороны «спецслужб отдельных государств, террористических и экстремистских организаций».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *